Das Hinweisgeberschutz kommt in 2023: Besondere Herausforderung für Personaldienstleister

Ziel des Hinweisgeberschutzgesetz ist der Schutz hinweisgebender Personen (sog. Whistleblower) über Missstände in Unternehmen in Verbindung mit einer Beweislastumkehr für Arbeitgeber. Mit dem neuen Gesetz soll der Schutz von Hinweisgebern entsprechend der EU-Whistleblower-Richtlinie endlich im deutschen Recht umgesetzt werden. Im Moment befindet sich das Gesetz im Vermittlungsausschuss, es aber davon auszugehen, dass: Hinweisgeberschutz kommt in 2023!

Der wohl berühmteste Whistleblower dürfte nach wie vor Edward Snowden sein, für den der Schutz vor Repressalien wohl eher nicht geklappt hat, weil er gezeigt hat, dass staatliche Überwachung viel weitreichender stattfindet, als wie es uns alle haben vorstellen können.

Das Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ist deshalb den konkreten Schutz von hinweisgebenden Personen und sonstigen von einer Meldung betroffenen Personen zu stärken und sicherzustellen, dass ihnen keine Benachteiligungen drohen, wenn auf Missstände in Unternehmen oder Fehlverhalten von Mitarbeitern und ganzen Unternehmen aufmerksam gemacht wird.

Für die rechtzeitige Umsetzung der Anforderungen des HinSchG stehe ich allen Mandanten und Kunden für die Einrichtung des Hinweisgeberverfahrens, der datenschutzrechtlichen Thematiken und auch der Übernahme der Rolle als Ombudsmann gerne zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie mich gerne für ein individuelles Angebot!

Hinweisgebende Personen / „Whistleblower“ – diese sollen vor Repressalien und/oder Vergeltungsmaßnahmen geschützt werden. Deshalb kommt es quasi wiederum zu einer Umkehr der Beweislast, Arbeitgeber müssen nachweisen, dass Maßnahmen gegen Arbeitnehmer nicht im Zusammenhang mit der Aufdeckung von Missständen stehen. Personen, die die hinweisgebenden Personen unterstützen dürfen ebenfalls nicht benachteiligt werden.

Die Hinweisgeber sollen besonders bei folgenden Themen vor möglichen Repressalien geschützt sein:

• Verstöße gegen (jedwede) Strafvorschrift nach deutschem Recht
• Bußgeldbewährte Verstöße gegen Vorschriften zum Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit sowie dem Schutz von Beschäftigten und deren Vertretungsorganen

Diese Themengebiete sollen eher weit ausgelegt werden, so dass bspw. Vorschriften aus folgenden Bereichen darunter fallen:

• Arbeits- und Gesundheitsschutz
• Verstöße gegen das Mindestlohngesetz
• Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes

sowie Verstöße gegen europäische Regelungen und deren rechtliche Normen für ihre Umsetzung, z.B.

• Vorgaben zum Umweltschutz, Strahlenschutz, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit
• Regelungen des Verbraucherschutzes
• Regelungen des Datenschutz (Stichwort: DSGVO) und Sicherheit in der Informationstechnik

Als „interne Meldestelle“ werden die Hinweisgeberverfahren von Unternehmen bezeichnet, die Meldungen von hinweisgebenden Personen entgegennehmen.

Darüber hinaus werden bei einigen Bundesbehörden „externe Meldestellen“ eingerichtet – neben der neu einzurichtenden Meldestelle beim Bundesamt für Justiz werden die bestehenden Meldesysteme der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sowie des Bundeskartellamts mit Sonderzuständigkeiten erweitert. Auch die Bundesländer können für ihre Landesverwaltungen oder Kommunalverwaltungen eigene externe Meldestellen einrichten.

Sobald das HinSchG verabschiedet worden ist, tritt es nach einer Frist von 3 Monaten in Kraft. Die gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgeberverfahrens (sog. „interne Meldestelle“) gilt, dann

• sofort für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten
• ab 17.12.2023 für Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten – hierunter dürften eine Vielzahl auch kleinerer Personaldienstleistungsunternehmen fallen

Unternehmen mit zwischen 50 und 249 Beschäftigten können eine „gemeinsame Meldestelle“ betreiben. Unternehmen, die externe Mitarbeiter von Personaldienstleistern einsetzen, müssen diesen ebenfalls die Möglichkeit geben, Missstände beim Entleihbetrieb bei deren Meldestellen zu melden.

Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur Personen Zugriff auf Meldungen haben, die diese bearbeiten sollen, haben. Es muss sichergestellt sein, dass keine unberechtigten Personen Zugriff auf die Identität der hinweisgebenden Personen oder auch den Hinweis selbst haben. Dafür ist es unbedingt erforderlich, entsprechende Abläufe und technische und organisatorische Maßnahmen einzurichten.

Naturgemäß ist die Vertraulichkeit und der Schutz der Identität einer hinweisgebenden Personen von besonderer Bedeutung für die Akzeptanz der Meldestelle und des Hinweisgeberverfahrens. Diejenigen Personen, die mit der Entgegennahme und der Bearbeitung der Meldungen beauftragt sind, müssen absolut unabhängig und frei von möglichen Interessenkonflikten sein. Sie müssen natürlich über die erforderlichen Fachkunde verfügen. Der Gesetzgeber nennt in seiner Gesetzesbegründung ausdrücklich externe Berater, externe Prüfer sowie Arbeitnehmervertreter, die eine interne Meldestelle für Arbeitgeber betreiben können.

SFC | Stephan Frank Consulting steht hierfür allen Unternehmen als erfahrene Ombudsperson für die Personaldienstleistung zur Verfügung.

Das HinSchG schreibt vor, dass

• eine Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person innerhalb von 7 Tagen zu erfolgen hat
• zu prüfen ist, ob der gemeldete Verstoß oder Missstand in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fällt
• Kontakt mit der hinweisgebenden Person zu halten ist, ggf. um weitere Informationen oder Angaben zu erfragen
• die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung zu prüfen ist
• angemessene Folgemaßnahmen ergriffen werden
• eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von 3 Monaten zu erfolgen hat
• die Rückmeldung über geplante und ggf. bereits ergriffener Folgemaßnahmen informieren soll
• alle Hinweise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes zu dokumentieren sind und diese Dokumentation zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zuverlässig zu löschen ist

Daher ist mehr erforderlich als eine interne E-Mailadresse oder eine interne Telefonnummer. Für eine wirklich vertrauliche Meldung ist eine interne E-Mailadresse wenig sinnvoll. Es kann nicht garantiert werden, dass „nicht zuständige“ Personen in Meldungen eingreifen und Kenntnis über die Identität der hinweisgebenden Person erhalten können.

Die Erfahrungen im Konzernumfeld haben ergeben, dass interne Meldestellen am besten von externen Ombudspersonen im Auftrag der Unternehmen unterhalten und betrieben werden, da hier kein Risiko für den Zugriff auf Meldung und Identitäten möglich und damit auch anonyme Meldungen möglich sind. Die Pflicht auch anonyme Meldungen entgegenzunehmen bzw. entgegennehmen zu können, tritt erst zum 01.01.2025 in Kraft.

Da im Rahmen von Meldungen nach dem HinSchG personenbezogene Daten verarbeitet werden (können) und die Inhalte solcher Meldungen von Missständen in einem Unternehmen hohe Risiken für die Rechte und Freiheiten von natürlichen Personen bergen, wird in einigen Fällen eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sein.

Die Aufsichtsbehörden für den Datenschutz in Deutschland haben eine entsprechende Orientierungshilfe veröffentlicht, die als Vorlage dienen kann.

Für die rechtzeitige Umsetzung der Anforderungen des HinSchG stehe ich allen Mandanten und Kunden für die Einrichtung des Hinweisgeberverfahrens, der datenschutzrechtlichen Thematiken und auch der Übernahme der Rolle als Ombudsmann gerne zur Verfügung.

Bitte kontaktieren Sie mich gerne für ein individuelles Angebot!